1- دفاتر اندیکاتور بیرخانه : در این گونه دفاتر که دارای شماره یک نامه  ضمن انعکاس شرح مختصری از مفاد انها؛ ثبت می شود و شماره دفتر اندیکاتور بر روی نامه قید میشود

2- سوابق و پرونده های مربوط به تقاضانامه ها و معرفی کارمندان 

3- پرونده های پرسنلی کارمندان: این گونه پرونده ها تشکیل شده از رونوشت احکام مختلف . مکاتبات به ان که از طرف کارکزینی جهت اطلاع واحد ارسال میگردد.

1- در هر یک از برگهای فهرست اوراق امحاء فقط یک ردیف پرونده یا اوراق قابل امحا قید شود

2- در قسمت ملاحظات فهرست مزبور دلایل غیرقابل استفاده بودن اوراق به طور مشخص روشن شود

3- قبل از تنظیم و ارسال فهرست اوراق قابل امحاء نظر کتبی واحد حقوقی در مورد قابل امحاء بودن اوراق با توجه به جنبه حقوق آن خواسته شود

مدت نگهداری تعیین شده حداقل زمانی است است که برای نگهداری اوراق درنظر گرفته شده است. و درمواردی که ماهیت کارو وظایف یک سازمان ایجاب نماید این گونه ردیف ها برای مدت بیشتری نگهداری می شود   سازمانهای ذیربط می توانند زمان طولانی تری برای نگهداری ردیفهای مزبور پییش بینی و مورد عمل قراد دهند و مراتب زا با ذکر دلایل مربوط اعلام نمایند .